Tietosuojaseloste

Firmon Oy
Y-tunnus: 3588687-6
Osoite: Vörågatan 27 F 39, 65100 Vaasa
Sähköposti tietosuoja-asioissa: privacy@firmon.fi

Firmon Oy operoi ja ylläpitää teknistä alustaa: tekijöiden rekisteröitymistä, sovellusta, asiakasflow:ta, julkisia tekijäprofiileja ja niitä tukevia palveluita. Olemme rekisterinpitäjä niille tiedoille, joita keräämme ja käsittelemme alustan kautta.

UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy (Y-tunnus 2485076-3) vastaa laskutuksesta, tekijöiden palkkioiden maksamisesta, verotuksellisista asioista, kevytyrittäjärekisteröinnistä ja itse työn suorittamiseen liittyvistä erimielisyyksistä. UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä niille tekijätiedoille, jotka jaamme heille yhteistyösopimuksen mukaisesti (ks. kohta 6).

Firmon Oy ei työllistä tekijöitä, käsittele maksuja, laskuta asiakkaita tai ratkaise työn laatuun liittyviä riitoja.

Tekijän tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite (Google- tai Apple-tunnistautumisen kautta; emme tallenna salasanoja)
• Syntymävuosi (vähimmäisiän vahvistamiseksi; emme kerää tarkkaa syntymäaikaa)
• Profiilikuva (vapaaehtoinen)
• Lyhyt esittelyteksti (vapaaehtoinen)
• Valitut työluokat
• Toiminta-alue (kunta)
• Tarjousten ja töiden metatiedot (työluokat, ajankohdat, sovitut hinnat) sekä asiakkaiden antamat arviot ja tehtyjen töiden määrä
• Push-ilmoitustunniste (Firebase Cloud Messaging / Apple Push Notification service), jonka avulla lähetämme laitteellesi palveluun liittyviä ilmoituksia. Tunniste poistetaan tilin poistamisen yhteydessä.
• Markkinointisuostumuksen tila ja sen antamisen ajankohta (ks. kohta 13).

Emme tallenna pysyvästi tekijän GPS-sijaintihistoriaa eikä katuosoitetta. Sovellus käyttää laitteen sijaintia kartan "lähelläsi"-järjestyksessä ja tarjouksen lähetyshetkellä etäisyyden vahvistamiseksi (50 km raja), mutta sijaintia ei kirjata palvelimillemme.

Asiakkaan (työn tilaaja) tiedot

• Nimi (etunimi ja sukunimi)
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
• Työn sijainti postinumerona ja paikkakuntana (esim. 02230 Espoo). Tarkkaa katuosoitetta ei käsitellä alustallamme. Tilaaja ja valittu tekijä sopivat tarkasta osoitteesta keskenään puhelimitse tai sähköpostitse.
• Työn kuvaus ja toivottu ajankohta
• Vapaaehtoiset valokuvat työstä (esim. kuva pihasta tai siivottavasta alueesta). Valokuvat tallennetaan EU:ssa sijaitsevaan tallennustilaan ja näytetään tekijöille osana työpyyntöä.

Asiakkaiden tiedot tulevat järjestelmään joko palvelumme omalta lomakesivulta tai UKKO.fi:n lomakkeen kautta. Jos työpyyntöjä välitetään jatkossa kumppaniyrityksen lomakkeelta, kumppanin ylläpitäjällä on oma tietosuojaseloste, joka kattaa lomakkeen kautta kerätyt tiedot ennen niiden välittämistä meille.

Julkinen profiili

Tekijät, jotka aktivoivat julkisen profiilin, näyttävät seuraavat tiedot julkisella sivulla osoitteessa svoopi.fi/p/<tunniste>: etunimi ja sukunimen alkukirjain, profiilikuva, esittelyteksti, arviot, tehtyjen töiden määrä, työluokat sekä toiminta-alue (kunta). Tekijä voi poistaa julkisen profiilin käytöstä koska tahansa profiilin asetuksista. Tarkkaa osoitetta tai yhteystietoja ei näytetä julkisesti.

Tekniset tiedot

Kirjaamme laitetyypin, selaimen, IP-osoitteen ja muut tekniset tiedot, joita tarvitsemme palvelun tietoturvan, väärinkäytösten estämisen ja teknisten ongelmien selvittämisen kannalta.

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6(1)(b)): palvelun toimittaminen tilaajille ja tekijöille.
• Oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)): palvelun toiminnan turvaaminen, väärinkäytösten estäminen, palvelun kehittäminen.
• Lakisääteinen velvoite (GDPR 6(1)(c)): kirjanpidollisten tietojen säilyttäminen kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti.

• Profiilitiedot: kunnes käyttäjä poistaa tilinsä, tai 12 kuukautta viimeisen kirjautumisen jälkeen passiivisuuden vuoksi. Tilin poistaminen poistaa profiilitiedot, push-ilmoitustunnisteen ja markkinointisuostumuksen pysyvästi.
• Työpyynnöt ja tarjoukset: työpyyntöön ja tarjoukseen liittyvät henkilötiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero) anonymisoidaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua työn päättymisestä. Taloudelliseen tositteeseen liittyvät tiedot (työn maksettu summa, vahvistuspäivämäärä) säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän 6 vuoden ajan tilinpäätöksen jälkeen anonymisoidussa muodossa.
• Arviot: säilytetään niin kauan kuin sekä arvioija että arvioitava ovat palvelussa. Tilin poistamisen yhteydessä arvioita poistetaan tai anonymisoidaan GDPR 17 artiklan mukaisesti.
• Sovelluksen sisäiset ilmoitukset (push-historia ja lukulista): säilytetään enintään 6 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
• Tietoturva- ja käyttöloki­tiedot: enintään 90 päivää väärinkäytösten estämiseen ja teknisten ongelmien selvittämiseen liittyvistä syistä.
• Ylläpidolliset audit-lokit ja yhteistyökumppanille suoritetut datanoudot (kuten ylläpitojärjestelmän käyttöloki ja markkinointi­ kohderyhmäpoiminnat): 2 vuotta GDPR 5(2) artiklan mukaisten osoitusvelvollisuuksien täyttämiseksi.
• UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy:n vastaanottamat tekijätiedot (ks. kohta 6): UKKO:n osalta enintään 90 päivää vastaanottamisesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
• Markkinointi­kohderyhmän tiivisteet (ks. kohta 13): Google Customer Match -palvelun oma säilytysaika on enintään 540 päivää. Suostumuksen peruminen lopettaa uuden tiedon jakamisen välittömästi; jo jaettujen tiivisteiden poistamisesta vastaa Google omien käytäntöjensä mukaisesti.

Mitä säilytetään tilin poistamisen jälkeen

Vaikka poistat tilisi, tietyt tiedot säilytetään lain tai sopimusvelvoitteen edellyttämän ajan. GDPR 17 artiklan 3 kohdan mukaan oikeutta tulla unohdetuksi rajoittavat muun muassa lakisääteiset säilytysvelvoitteet sekä oikeudellisten vaateiden esittäminen ja puolustaminen. Tilin poistamisen jälkeen säilyttämämme tiedot rajoittuvat seuraaviin:

• Anonymisoidut taloudelliset tositteet (työn maksettu summa, vahvistus­päivämäärä, lasku­tukseen liittyvät tunnisteet) 6 vuoden ajan tilinpäätöksen jälkeen Suomen kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämällä tavalla. Nämä eivät enää sisällä nimeäsi, sähköposti­osoitettasi tai muita tunnistetietojasi.
• Anonymisoidut työpyynnöt ja tarjoukset mahdollisten erimielisyyksien, kuluttajariita­menettelyiden ja viranomais­selvitysten varalta. Oikeusperuste: oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)) ja oikeudellisten vaateiden esittäminen tai puolustaminen (GDPR 17(3)(e)).
• Ylläpidolliset audit-lokit toimista, joihin olet osallistunut moderointi- tai ilmoitus­tapauksissa, 2 vuoden ajan GDPR 5(2) artiklan osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi.
• Mahdolliset jo UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy:lle välitetyt tekijätiedot (ks. kohta 6) UKKO:n omien säilytys­käytäntöjen mukaisesti enintään 90 päivää välittämisestä, jonka jälkeen UKKO poistaa tai anonymisoi tiedot.
• Mahdolliset jo Googleen toimitetut SHA-256-tiivisteet markkinointi­kohderyhmästä (ks. kohta 13). Näiden poistamisesta vastaa Google omien käytäntöjensä mukaisesti enintään 540 päivän ajan.

Kaikki muut sinuun liittyvät henkilötiedot (profiili, yhteystiedot, push-ilmoitustunniste, markkinointi­suostumus, arviot, ilmoitukset ja vastaavat) poistetaan tilin poistamisen yhteydessä.

UKKO.fi Työtori -yhteistyön yhteydessä jaamme UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy:n kanssa vain seuraavat rajatut tekijätiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, syntymävuosi ja alustalle rekisteröitymisen päivämäärä.

Muita tekijätietoja ei jaeta. Erityisesti emme jaa profiilikuvia, esittelytekstejä, arvioita, sijaintitietoja kunnan tarkkuutta tarkemmin, tarjoushistoriaa tai mitään GDPR 9 artiklan erityisiä henkilötietoryhmiä.

UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy käyttää näitä tietoja ainoastaan:

• Tekijän kelpoisuuden vahvistamiseen UKKO.fi:n kevytyrittäjärekisteriä vastaan;
• Tekijän ohjaamiseen UKKO.fi:n laskutusprosessiin;
• Työtori-yhteistyön hinnoittelun soveltamiseen UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy:n omissa järjestelmissä.

UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy ei saa käyttää näitä tietoja markkinointiin, profilointiin tai luovuttaa niitä eteenpäin muille kuin omille, sopimuksellisesti sitoutuneille palveluntuottajilleen.

Asiakkaiden työpyyntöjen tiedot (nimi, sähköposti, työn sijainti, kuvaus jne.) Firmon Oy käsittelee UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy:n puolesta erillisen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Oikeusperuste tietojen jakamiselle on oikeutettu etumme yhteistyön operoimisessa. Voit milloin tahansa vastustaa tätä jakamista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@firmon.fi.

Kaikki henkilötiedot käsitellään ja säilytetään Euroopan unionin alueella. Pääasiallinen tietokantapalvelin sijaitsee Tukholmassa, Ruotsissa.

Niiltä osin kuin alihankkijamme (ks. kohta 8) käsittelevät tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa (Cloudflare, Resend, Google ja Apple), siirto perustuu komission täytäntöönpanopäätöksen (EU) 2021/914 nojalla laadittuihin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Vakiosopimuslausekkeet takaavat, että tietoja käsitellään EU:n tietosuojatason mukaisesti myös EU:n ulkopuolella.

Käytämme seuraavia kolmansia osapuolia tietojen käsittelyssä:

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Sinulla on GDPR:n nojalla seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tieto käsiteltävistä tiedoistasi (Art 15)
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot (Art 16)
• Oikeus tulla unohdetuksi. Tilin voi poistaa sovelluksen kautta Profiili-välilehdeltä, tai pyytämällä sähköpostitse osoitteesta privacy@firmon.fi (Art 17). Oikeutta rajoittavat GDPR 17(3) artiklan mukaiset lakisääteiset säilytys­velvoitteet (mm. Suomen kirjanpitolaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen tai puolustamiseen tarvittavat tiedot. Tilin poistamisen jälkeen säilytettävät tiedot on lueteltu kohdassa 5.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä (Art 18)
• Oikeus siirtää tiedot koneluettavassa muodossa (Art 20)
• Oikeus vastustaa käsittelyä oikeutettuun etuun perustuvissa tilanteissa (Art 21)

Pyynnöt käsitellään kuukauden kuluessa. Otamme yhteyttä osoitteeseen privacy@firmon.fi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos katsot, että käsittelemme tietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja.fi

Palvelun käyttö edellyttää tilin luomista Google- tai Apple- tunnistautumisen kautta, joilla on omat ikäedellytyksensä. Emme suuntaa palvelua aktiivisesti lapsille emmekä tietoisesti kerää henkilötietoja sellaisilta käyttäjiltä, joilla ei ole oikeutta käyttää näitä palveluja.

Jos huomaat, että alaikäinen on rekisteröitynyt palveluun ilman huoltajan tietoa, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@firmon.fi, niin poistamme tilin ja siihen liittyvät tiedot.

Käytämme alan vakiintuneita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi:

• Tiedot siirretään aina salattuina (HTTPS / TLS).
• Salasanoja ei tallenneta tunnistettavassa muodossa.
• Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä tehtäviensä hoitamiseen.

Voit halutessasi antaa erillisen suostumuksen markkinointiviestien vastaanottamiselle ja sähköpostiosoitteesi käyttämiselle kohdennettuun mainontaan. Suostumus pyydetään tilin luomisen yhteydessä, ja sen voi perua milloin tahansa profiilin asetuksista. Suostumus on vapaaehtoinen eikä sen antaminen ole edellytys palvelun käytölle.

Kun olet antanut markkinointisuostumuksen, käsittelemme tietoja seuraavasti:

• Sähköpostiosoitteesi muutetaan SHA-256-kryptografiseksi tiivisteeksi ennen sen jakamista mainosalustoille. Tiivistäminen tarkoittaa, että alkuperäistä sähköpostiosoitettasi ei luovuteta alustoille selväkielisenä.
• Tiivistettyä sähköpostiosoitettasi voidaan käyttää kohdennetun mainonnan toteuttamiseen Googlen Customer Match -palvelussa UKKO.fi Työtorin ja siihen liittyvien palveluiden markkinointia varten.
• Tallennamme tietokantaan tiedon suostumuksen tilasta (annettu/peruttu) ja sen ajankohdan, jotta voimme osoittaa suostumuksen olemassaolon GDPR 7(1) artiklan mukaisesti.

Voit perua suostumuksen milloin tahansa profiilin asetuksista. Suostumuksen peruminen lopettaa uuden tiedon jakamisen välittömästi. Aiemmin jaettujen tiivisteiden poistamisesta mainosalustojen järjestelmistä vastaa kyseinen alusta omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti (Googlen Customer Match -tietojen säilytysaika on enintään 540 päivää).

Oikeusperuste tälle käsittelylle on antamasi suostumus (GDPR 6(1)(a) ja 7).

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme käyttäjille sovelluksessa tai sähköpostitse.